出品 | 社工客（ID：shegongke）

作者 | 区玉贞

单位| 佛山市南海区颐康社会工作服务中心

众所周知，评估对于项目来说十分重要，除了多维度地进行成效总结呈现之外，如果能够有条理地整理归类各种项目资料，然后清晰地向评估专家进行展示，会增加专家的印象分，获得专家的认同。

以笔者所在的项目沙坑社区幸福院为例，本项目经历了7次评估，经过不断的经验总结及改善，目前已形成了资料整理五步法，通过归档文件规范整理，将归档文件进行分类、排列、编号、细化、装盒，使之有序化，在机构多次内评中及项目评估中获得肯定。

一、按照标准分类资料版块

每年项目评估都会有一套等级评定基础评分标准，也是评估里面专家对项目评分的重要依据，能够按照评比标准里面的各项评分指引对应进行资料分类整理，十分重要，这能够避免在评估中由于资料交错摆放而导致的“费时间找资料”或“找不到对应的资料”的情况出现，同时也能给专家一个规范对应整理的好印象。

在深入解读评估标准的情况下，把同类资料进行合并分类，形成一级目录，即资料的收盒目录，按照一般的评估标准，主要包括人员管理、服务计划、服务宣传、社区活动、服务效益等不同版块的资料。

二、根据版块细分指标资料

在定好一级目录后，根据评估标准里面的细分解读，形成二级目录，即每个盒子里面包含的资料分别是什么，如【人员管理】的一级目录之下，需包含人员档案、人员架构、职责说明、学习提升记录等。

在完整列好每个盒子所需要的评估资料的清单后，将每个盒子所包含的资料分门别类做好整理，按照统一顺序放入档案盒，方便评估专家现场查阅，也便于分部门的监督检查。

三、同一版块资料区分指引

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由于每个档案盒子里面需要存放的资料量非常大，为了更好地区分同一个盒子里面的不同资料，方便专家进行查看，我们需要对盒子里面的资料进行区分指引。

在整理档案盒的过程中，让不同类别的材料通过彩色封面页、标签或者编号等方式做好指引和区分，令每份文件更加清晰化。

例如在整理【人员管理】盒子资料时，每一个种类的资料我们都会做封面及汇总，先形成如个人档案、督导记录、培训记录等版块资料，同时也会利用不同颜色的小标签进行不同版块资料的指引。

四、重点资料细化标签标注

在分类整理好每个盒子的不同版块资料后，我们会对一些重要的总结性资料进行重点标注，比如成效总结、数据汇总等，重点突出项目的成效及亮点；

此外，通过了解档案盒中不同类型的资料，利用不同颜色的小标签将每月或重点文件分开标注，并在小标签上写上相对应的字眼，让评估专家更一目了然的知道文件盒中摆放了什么资料以及重点资料是哪些。

五、顺序排放编制汇总目录

在做完前面四步之后，基本每个盒子里面的资料都比较清晰排放了，最后一步是按照摆放的资料对每个档案盒制作相对应资料的目录，需要注意的是目录的顺序需与资料排放顺序一致。最后，档案盒的正面与侧面制作相对应封面，一致的封面令档案盒更美观。

以上便是笔者在经历了多次评估之后所总结出来的有关评估资料整理的五步法，每一次的评估，在资料的整理上总会耗费我们很多的时间，除了需要整理一些基本方法外，更重要的是我们平时要养成资料文件及时归档的好习惯，资料如果齐全，那么在评估的时候会让我们的整理工作更加顺畅。

此外，树立痕迹管理意识也十分重要，在每次活动结束后都及时整理好相应的材料，有些材料是即时性的，错过时机就难以补齐，如现场签到表原件、活动现场图片等。总的来说，好的习惯+好的方法，一定会让评估更加顺利。

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